Koordinációs és Személyzeti Osztály Feladatai


 
1.      Az igazgató közvetlen alárendeltségében működő szervezeti egység, amely:
2.      Koordinációs és szervezés feladatok tekintetében:
 
a)         szervezi az igazgató hivatali programjait, figyelemmel kíséri azok alakulását és a megvalósulásukhoz szükséges feltételek biztosítását;
b)         figyelemmel kíséri a főigazgató, az OKF és az igazgató által kiadott feladatok határidőre történő végrehajtását, jogkörében eljárva a kijelölt felelősöktől tájékoztatást kérhet;
c)         az OKF munkaprogramjához és feladat meghatározásához igazodva - a szervezeti egységek által készített résztervek alapján – elkészíti az igazgatóság munka- és ellenőrzési tervét, a részjelentések alapján összeállítja az értékelő és beszámoló jelentéseket;
d)         előkészíti és szervezi az igazgató által tartott értekezleteket és rendezvényeket, elkészíti az értekezletek jegyzőkönyveit, feljegyzéseit, értékeli a rendezvényt;
e)         kapcsolatot tart az érdekvédelmi szervezetekkel, a tűzoltószövetség és a polgári védelmi szövetség megyei szervezeteivel, elősegíti azok tevékenységét;
f)az OKF meghatározása szerint szervezi a nemzetközi kapcsolatokkal, a nemzetközi együttműködésekkel és szerződésekkel kapcsolatosan az igazgatóságra háruló feladatokat, közreműködik a végrehajtásban, megbízás esetén részt vesz a munkacsoportok, szakbizottságok munkájában;
g)         a kölcsönös segítségnyújtás érdekében szervezi az együttműködést a határ menti területek polgári védelmi, tűzvédelmi és katasztrófavédelmi elhárítási szervezeteivel, a nemzetközi szerződések, illetve az OKF utasításainak megfelelően, gondoskodik a rendszeres kapcsolattartásról, szervezi a kiutazásokat, illetve fogadásokat;
 
h)         közreműködik az igazgatóság által kötendő együttműködési megállapodások előkészítésében, szervezi azok aláíratását, valamint időszakos felülvizsgálatát, vezeti az együttműködési megállapodások nyilvántartását;
i)közreműködik a különböző versenyek, vetélkedők és rendezvények szervezésében, lebonyolításában, az állami és társadalmi rendezvényeken biztosítja az igazgatóság megjelenését;
j)kapcsolatot épít ki és tart fenn a helyi és regionális médiákkal, gondoskodik az igazgatóság honlapjának folyamatos aktualizálásáról a szakmai osztályok bevonásával;
k)         figyelemmel kíséri az igazgatóság jogalkalmazási gyakorlatát, indokolt esetekben szabályozó kiadását, módosítását vagy hatályon kívül helyezését kezdeményezi, figyelemmel kíséri a belső normák megfelelőségét, illetve az attól való eltérést jelzi az igazgatónak, kezeli az igazgatóság jogi- és peres ügyeit;
l)előkészíti az igazgatóság belső szabályozóit, gondoskodik azok kezeléséről, évente - a felettes szerv címjegyzékének figyelembevételével - elkészíti azok deregulációját, továbbá a hatályos normák címjegyzékét;

 
3.      Ügyviteli feladatok vonatkozásában:
 
a)         gondoskodik az igazgatósághoz érkező iratok feldolgozásáról, ügyintézéséről, továbbításáról, az ügyviteli munka zökkenőmentes ellátásáról;
b)         ellátja az ügyviteli, iratkezelési feladatokat, szervezi és irányítja a titokvédelmi, az adatvédelmi tevékenységet, döntésre előkészíti, illetve biztosítja a közérdekű adatok megismerésével kapcsolatos ügyeket, eleget tesz az adatszolgáltatási, tájékoztatási kötelezettségeknek, betartja és betartatja a titokvédelmi szabályokat;
c)         gondoskodik az iratkészítési, kezelési, sokszorosítási, másolási, őrzési szabályok megtartásáról, gondoskodik az irattárak kezeléséről, a nyilvántartások vezetéséről, az iratselejtezés, iratmegsemmisítés és levéltárba adás szabályainak megtartásáról;
 
4.      Személyzeti és humán feladatok vonatkozásában:
 
a)         az OKF által meghirdetett pályázati lehetőségeket figyelemmel kíséri, a kiírásról tájékoztatja az igazgatóság vezetői állományát és a megyében működő HÖT, és ÖT parancsnokokat;
b)         elemzi az igazgatóság szervezeti és létszámviszonyait, gondoskodik a szervezési állománytáblázat karbantartásáról, megvalósulásáról;
c)         végzi és ellenőrzi a létszám-gazdálkodási tevékenységet, továbbá a képesítéssel, minősítéssel, alkalmassággal kapcsolatos személyzeti és munkaügyi rendelkezések megtartását;
d)         koordinálja a vagyon-nyilatkozatokkal kapcsolatos ügyintézési feladatokat;
e)         gondoskodik a miniszteri, illetve főigazgatói hatáskörbe utalt személyzeti intézkedésekkel kapcsolatos határozat-, és parancstervezetek, szociális és kegyeleti gondoskodással összefüggő anyagok előkészítéséről, felterjesztéséről;
f)           gondoskodik az igazgatóság és a hivatásos önkormányzati tűzoltóságok állományának szolgálati-, munkáltatói- és nyugdíjas igazolvánnyal történő ellátásáról;
g)         végzi a munkáltatói- és szolgálati igazolványok cseréjével kapcsolatos feladatokat;
h)         a személyi állományra vonatkozó állományparancsokat, határozatokat nyilvántartja és archiválja;
i)           végzi a katonai igazgatással összefüggő feladatokat;
j)           napra készen tartja a SZENYOR adatbázisát, végzi az adatszolgáltatási tevékenységet;
k)         kezeli és naprakészen vezeti az igazgatóság személyi állománya személyi anyagait és gondoskodik az állományból távozók fogyatékba helyezett személyi anyagáról és annak nyilvántartásáról;
 
l)           vezeti az engedélyezett szabadságok nyilvántartását;
m)       tárolja a hivatásos állomány érintett tagjainak vagyonnyilatkozatát;
n)         végzi a személyi állomány biztosításával kapcsolatos létszámadat megadását;
o)         végzi a munkavállalói jogviszonnyal kapcsolatos személyzeti és munkaügyi panaszok ügyintézését, közreműködik bejelentések, kérelmek kivizsgálásában;
p)         közreműködik az I. fokú fegyelmi eljárások lefolytatásában, a megyei igazgató hatáskörébe tartozó fegyelmi ügyekben;
q)         kapcsolatot tart az önkormányzat polgármesteri hivatal személyzeti ügyintézőjével;
r)          kapcsolatot tart az igazgatóság nyugdíjasaival, intézi a nyugdíjasokkal kapcsolatos ügyeket;
s)          végzi a soros járandóságokkal kapcsolatos feladatokat;
t)           közreműködik az igazgatóság, és esetileg az önkormányzati tűzoltóságok rendezvényeinek szervezésében és lebonyolításában;
u)         közreműködik a tűzoltó szakképzés megszervezésében;
v)         részt vesz az igazgatóság éves Felkészítési és Továbbképzési Terve elkészítésében, vezeti a kreditnyilvántartást;
w)       szervezi az egyes beosztásokhoz szükséges szakképzettség megszerzését, végzi az ezzel kapcsolatosan az igazgatóságra háruló feladatokat;
x)         elkészíti a beiskolázottak vezénylési parancsait, határozatait, kirendeléseit;
y)         szervezi az igazgatóság személyi állományának időszakos és soron kívüli egészségügyi és pszichikai vizsgálatát;
z)          elkészíti I. fokú FÜV eljárás megindításához szükséges parancsnoki javaslatot;
 
aa)      szervezi az időszakos védőoltások lebonyolítását;
bb)     együttműködik a Vas Megyei Rendőr-főkapitányság Egészségügyi Osztályával;
cc)      részt vesz a hivatásos állomány fizikai állóképességének felmérésében;
dd)     ellátja a Nemzetbiztonsági Ellenőrzéssel, a kifogástalan életvitel és megbízhatósági vizsgálattal összefüggő feladatokat;
ee)      az igazgató által meghatározottak szerint – értekezlet keretében - tájékoztatást ad a szakterületén folyamatban lévő, és végrehajtott feladatokról;
ff)         segítséget nyújt az illetékes önkormányzatoknak tűzoltóparancsnokok személyzeti ügyeinek intézéséhez, és személyzeti anyagainak vezetésével kapcsolatban;
 
5.      ellátja a Minőségirányítási Rendszer követelményeiből adódóan az osztályra háruló feladatokat;